Организационно-распорядительная документация.

· циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

· информационно-разъяснительные письма – разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;

· запрещения – письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;

· разрешения – письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы

– краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка

– письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

Содержание докладной записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка

– письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

V. Справка

– документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

VI. Удостоверение

– документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

VII. Акт

– документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.

Группы актов:

· юридические акты;

· акты гражданского состояния;

· административные акты;

· хозяйственные акты.

VIII. Доверенность

– письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

Доверенность может быть однократного и многократного действия.

IX. Расписка

– письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

Заключение.

В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.